Conseils pratiques en matière de transparence des rémunérations des salariés

1. Contexte général : un mouvement vers davantage de transparence salariale

En France, le régime actuel repose déjà sur :

• le principe d'égalité de rémunération entre les femmes et les hommes, contrôlé notamment via l'index égalité professionnelle pour les entreprises d'au moins 50 salariés (Code du travail, art. L 1142-8, L 1142-9, L 1142-10, D 1142-2 s.),
• des obligations d'information du CSE et de mise à disposition de données salariales dans la BDESE.

À l'échelle européenne, la directive (UE) 2023/970 du 10 mai 2023 relative à la transparence des rémunérations doit être transposée en droit français au plus tard le 7 juin 2026 ; elle va considérablement renforcer les exigences de transparence salariale.

Le projet de loi français de transposition se fait toujours attendre.

2. Règles déjà en vigueur : transparence via l'index égalité professionnelle

2.1. Publication annuelle de l'index égalité

Les employeurs d'au moins 50 salariés doivent :

• calculer une note sur 100 à partir d'indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre femmes et hommes,
• publier, au plus tard le 1^er mars de chaque année, cette note sur leur site internet, de manière visible, lisible et accessible, ou à défaut en informer les salariés par tout moyen (C. trav. art. L 1142-8, D 1142-4).

Les informations détaillées (méthodologie, indicateurs, résultats) doivent être mises à disposition du CSE via la BDESE et transmises à l'administration par télé‑déclaration (site « egapro »).

2.2. Publication de l'ensemble des indicateurs et des mesures correctrices

Depuis la loi n° 2021‑1774 du 24 décembre 2021 (« loi visant à accélérer l'égalité économique et professionnelle »), l'obligation de publication a été renforcée :

• il ne s'agit plus seulement de la note globale, mais de l'ensemble des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes (écarts de salaires, augmentations, promotions, augmentations au retour de maternité, répartition des 10 plus hautes rémunérations, etc., selon la taille de l'entreprise, C. trav. art. D 1142‑2 et D 1142‑2‑1).
• ces indicateurs, ainsi que les mesures de correction et les objectifs de progression adoptés, sont rendus publics sur le site du ministère du travail, en plus de la publication sur le site de l'entreprise.

Ces mesures s'appliquent aux publications d'indicateurs effectuées à compter de 2022.

2.3. Plan de rattrapage et pénalités

Lorsque :

• la note est inférieure à 75/100, l'employeur doit :
  • négocier et mettre en place des mesures de rattrapage salarial dans le cadre de la négociation obligatoire sur l'égalité professionnelle, ou à défaut par décision unilatérale après consultation du CSE ;
  • se mettre en conformité dans un délai de 3 ans, sous peine d'une pénalité financière pouvant atteindre 1 % de la masse salariale (C. trav. art. L 1142‑9 et L 1142‑10).
• Si la note minimale réglementaire de 85/100 n'est pas atteinte, la négociation doit fixer des objectifs de progression pour chaque indicateur, à publier et transmettre, comme pour l'index.

Le non‑respect des obligations de publication et/ou l'absence de mesures de rattrapage peuvent entraîner la pénalité spécifique de l'article L 1142‑10, non cumulable avec celle prévue en l'absence d'accord ou de plan d'action sur l'égalité professionnelle (C. trav. art. L 2242‑8).

3. Nouvelles obligations issues de la directive 2023/970 (à transposer d'ici le 7 juin 2026)

Les règles ci‑dessous ne sont pas encore intégralement applicables en droit interne, mais constituent la nouvelle règle européenne de référence que la France doit transposer.

3.1. Obligation renforcée d'information sur les rémunérations

La directive impose plusieurs obligations nouvelles à l'employeur (articles 5 à 7 de la directive).

Avant l'embauche :

• informer les candidats sur la rémunération initiale ou la fourchette de rémunération initiale, sur la base de critères objectifs et non sexistes ;
• interdiction de demander au candidat son niveau de rémunération actuel ou antérieur.

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés : obligation de mettre à disposition des travailleurs, de façon facilement accessible, les critères objectifs et non sexistes utilisés pour déterminer :

• la rémunération,
• les niveaux de rémunération,
• la progression de la rémunération.

Pendant l'exécution du contrat (droit individuel à l'information) :

• tout salarié pourra demander, et devra recevoir par écrit sous 2 mois :
  • des informations sur son niveau de rémunération individuel,
  • des informations sur les niveaux de rémunération moyens, ventilés par sexe, pour les catégories de travailleurs accomplissant le même travail ou un travail de même valeur.
• si les informations sont inexactes ou incomplètes, le salarié pourra demander des précisions et détails raisonnables ; l'employeur devra répondre de manière circonstanciée dans un délai raisonnable.

Information périodique des salariés :

• l'employeur devra informer chaque année les travailleurs de leur droit d'information sur la rémunération et des démarches pour l'exercer.

Un document de la Direction générale du travail du 15 janvier 2026, remis aux partenaires sociaux dans le cadre de leur discussion sur la transposition de la directive sur la transparence des salaires, apporte de nouvelles informations sur le contenu du futur projet de loi de transposition. Il précise :

• Droit à l'information des salariés : les entreprises auraient un peu plus de temps que prévu pour se préparer au fameux droit à l'information des salariés sur leur niveau de rémunération auquel, rappelons-le, elles doivent répondre dans les 2 mois. Pour ce faire, les entreprises doivent créer des groupes de comparaison pour que les salariés effectuant un travail de même valeur puissent situer leur rémunération individuelle par rapport à la moyenne de leur catégorie. L'entrée en vigueur de cette nouvelle obligation pour les services RH se ferait selon la note « à partir du moment où l'entreprise a défini sa catégorisation (soit par accord d'entreprise ou à défaut de branche ou par décision unilatérale) et au plus tard le 1^er juin 2027.

3.2. Renforcement de l'index égalité professionnelle

Le projet de loi annoncé doit également réformer l'index égalité en l'alignant sur les indicateurs de la directive :

• les 5 indicateurs actuels seront remplacés par 7 indicateurs prévus par la directive, ce qui impliquera une refonte des modalités de calcul et de publication de l'index ;
• les entreprises devront fournir ces nouvelles données à des échéances échelonnées selon l'effectif.

3.3. Droit à la preuve et pouvoirs accrus du juge

La directive renforce les moyens d'action pour assurer l'égalité de rémunération (articles 16 à 20), ce qui va se traduire en droit interne par un encadrement plus strict, même si une partie de ces principes existe déjà :

• les juges pourront ordonner à l'employeur de produire toute preuve pertinente, y compris des informations confidentielles (par exemple bulletins de paie ou fichiers salariaux), sous réserve du respect du principe de minimisation des données issu du RGPD,
• les juges pourront enjoindre à l'employeur, sous astreinte, de mettre fin à la violation du principe d'égalité de rémunération et de prendre des mesures structurelles pour garantir son respect,
• charge de la preuve aménagée : en droit français, lorsqu'un salarié apporte des éléments laissant supposer une discrimination, il appartient à l'employeur de prouver que sa décision est objectivement justifiée (C. trav. art. L 1134‑1). La directive va plus loin : si l'employeur ne respecte pas ses obligations d'information sur la transparence salariale, il devra prouver l'absence de discrimination même si le salarié ne présente pas de faits laissant supposer une discrimination, ou démontrer que sa violation était non intentionnelle et mineure,
• réparation intégrale du préjudice : l'indemnisation devra couvrir :
  • l'intégralité des arriérés de salaire, primes et avantages en nature liés,
  • les opportunités manquées,
  • le préjudice moral,
  • tout autre préjudice pertinent et les intérêts de retard,
  • sans plafonnement possible.

La Cour de cassation admet déjà que la victime d'une discrimination a droit à une réparation intégrale et que le barème de plafonnement des indemnités de licenciement (C. trav. art. L 1235‑3) est inapplicable en cas de licenciement discriminatoire (C. trav. art. L 1235‑3‑1).

3.4. Sanctions renforcées

La directive impose aux États membres de prévoir des sanctions effectives, proportionnées et dissuasives contre les employeurs ne respectant pas leurs obligations en matière d'égalité de rémunération et de transparence.

4. Articulation avec la confidentialité, la vie privée et la BDESE

L'augmentation de la transparence salariale doit se concilier avec :

• le respect de la vie privée des salariés ;
• l'obligation de discrétion des représentants du personnel et des délégués syndicaux pour les informations confidentielles.

4.1. Confidentialité en BDESE et devoir de discrétion des représentants

La BDESE doit contenir, entre autres, des informations sur :

• l'égalité professionnelle femmes‑hommes ;
• l'ensemble des éléments de rémunération des salariés et des dirigeants.

En l'absence d'accord, son contenu est fixé par les articles L 2312‑36 et R 2312‑10 du Code du travail ; les représentants qui y ont accès sont tenus à une obligation de discrétion pour les informations marquées comme confidentielles, pour une durée indiquée par l'employeur.

La Cour de cassation a jugé que l'employeur peut mettre en place la BDESE sans être obligé de négocier préalablement un accord sur son organisation, dès lors que les textes prévoient des dispositions supplétives complètes.

4.2. Communication de données salariales nominatives et droit à la preuve

Les juges admettent que le droit à l'information du CSE ou le droit à la preuve d'une discrimination peut justifier la communication de données salariales individuelles, malgré l'atteinte à la vie privée, si :

• la demande poursuit un motif légitime (exercice des prérogatives du comité, preuve d'une discrimination) ;
• les informations sont nécessaires et l'atteinte reste proportionnée.

5. Synthèse pratique : quelles mesures mettre en place dès maintenant ?

5.1. Obligations déjà applicables

Pour les entreprises d'au moins 50 salariés, il faut déjà :

• calculer l'index égalité professionnelle et :
  • publier avant le 1^er mars la note globale et désormais tous les indicateurs, de façon visible sur le site internet ;
  • mettre à jour la BDESE avec la méthodologie, les indicateurs, les niveaux de résultats et les analyses utiles, et en assurer l'accès au CSE ;
  • transmettre via la plateforme « egapro » les résultats à l'administration.

Si la note est inférieure à 75/100 :

• inscrire un plan de rattrapage à l'ordre du jour de la négociation sur l'égalité professionnelle, ou le définir unilatéralement après consultation du CSE ;
• publier les mesures de correction et les objectifs de progression ;
• viser une mise en conformité dans les 3 ans pour éviter une pénalité jusqu'à 1 % de la masse salariale.

5.2. Anticiper les nouvelles règles issues de la directive 2023/970

Même si le texte de transposition n'est pas encore voté, il est conseillé de se préparer dès maintenant, compte tenu des délais très courts et des contrôles à venir.

Actions concrètes recommandées par un Avocat en droit du travail :

1. Revoir les processus de recrutement :
   • formaliser la fourchette de rémunération initiale pour chaque poste et les critères objectifs utilisés ;
   • supprimer les pratiques consistant à demander les salaires actuels ou passés des candidats ;
   • adapter les supports d'annonce d'emploi et les scripts d'entretien.
2. Structurer une politique écrite de rémunération :
   • définir des critères objectifs, non sexistes de fixation et d'évolution des rémunérations (ancienneté, expérience, compétences, résultats, niveau de responsabilité, etc.) ;
   • documenter les niveaux de rémunération et les progressions possibles par catégorie de poste ;
   • rendre ces critères facilement accessibles aux salariés (intranet, livret, note de service).
3. Mettre en place une procédure interne de traitement des demandes d'information salariale :
   • organiser un circuit pour répondre dans un délai maximum de 2 mois aux demandes des salariés relatives à leur rémunération et aux rémunérations moyennes de leur catégorie ;
   • prévoir un format de réponse écrit et sécurisé, conforme au RGPD (données minimales, durée de conservation limitée).
4. Réaliser un audit des rémunérations :
   • identifier les catégories de travailleurs effectuant le même travail ou un travail de même valeur ;
   • analyser les écarts de rémunération (salaire de base, variables, primes, avantages en nature, avantages collectifs) entre femmes et hommes et, plus largement, entre salariés comparables ;
   • vérifier les justifications objectives et non discriminatoires des écarts ;
   • planifier les corrections (rattrapages, révision de grilles, ajustement d'avantages, etc.).
5. Adapter la BDESE et les relations avec le CSE :
   • s'assurer que la BDESE contient des informations complètes sur l'égalité professionnelle et les rémunérations, régulièrement mises à jour ;
   • définir, par accord ou décision unilatérale, quelles données sont confidentielles, pour quelle durée, et rappeler l'obligation de discrétion aux représentants.
6. Informer et former les managers et RH :
   • sur les nouveaux droits d'information des salariés et les risques de discrimination salariale ;
   • sur les bonnes pratiques de fixation et de révision des salaires, d'augmentation et de promotion, pour qu'elles soient cohérentes avec la politique écrite et les critères objectifs.

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