Transfert de mails professionnels vers une messagerie personnelle : ce que salariés et employeurs doivent savoir

1) Principes généraux

Les e-mails émis ou reçus au moyen de la messagerie mise à disposition pour le travail sont présumés professionnels, sauf mention explicite « personnel ». Cette présomption conditionne le droit de consultation par l’employeur et les modalités de preuve en matière disciplinaire.

À l’inverse, les e-mails envoyés ou reçus via la messagerie personnelle du salarié (distincte de la messagerie professionnelle) relèvent de la vie privée et sont couverts par le secret des correspondances.

2) Transfert vers une messagerie personnelle : qualification et enjeux

Le transfert d’e-mails professionnels vers une boîte personnelle soulève des risques de sécurité et de confidentialité : perte, fuite, accès non autorisé. Les employeurs ont intérêt à encadrer ces usages dans une charte ou un règlement interne (par exemple, interdiction des transferts, consignes de chiffrement, procédures de télétravail), et à prévoir des mesures techniques (alertes internes en cas de transfert, DLP, etc.).

3) Jurisprudence récente : pas de faute grave automatique

Dans un arrêt du 9 avril 2025 (Cass. soc., n° 24-12.055), une salariée licenciée pour faute grave pour s’être envoyée des documents confidentiels sur sa boîte personnelle (motif : manquement aux règles de sécurité/confidentialité) a finalement obtenu gain de cause : la Cour d’appel, suivie par la Cour de cassation, a jugé l’absence de faute grave et même l’absence de cause réelle et sérieuse, car :

• aucune intention de communiquer les documents à des tiers extérieurs n’était caractérisée ;
• l’intéressée bénéficiait d’une grande ancienneté sans passif disciplinaire.

À retenir : le transfert en lui-même n’est pas automatiquement fautif. Tout dépend de l’usage et de la finalité. Un transfert visant à capter une clientèle ou à préparer une activité concurrente pourrait, lui, justifier un licenciement pour faute grave. À l’inverse, un transfert motivé par l’exercice du droit à la preuve peut être apprécié différemment.

4) Données personnelles et droit à la preuve

Par deux arrêts majeurs (25 novembre 2020, n° 17-19.523 et 22 décembre 2023, n° 20-20.648), la Cour de cassation admet la recevabilité de preuves obtenues de façon illicite ou déloyale après mise en balance entre l’intérêt probatoire et l’atteinte portée aux droits en cause.

• Motif légitime : la production doit être justifiée par un objectif probatoire sérieux ;
• Indispensabilité : la preuve doit être indispensable (souvent l’unique moyen d’établir le fait allégué) ;
• Proportionnalité : l’atteinte (souvent à la vie privée) ne doit pas être disproportionnée au but poursuivi.

En outre, par un arrêt du 18 juin 2025 (n° 23-19.022), la Cour de cassation rappelle que les courriels professionnels sont des données à caractère personnel : le salarié peut exercer un droit d’accès, et l’employeur doit communiquer contenu et métadonnées (horodatage, destinataires…), sauf si cela porte atteinte aux droits et libertés d’autrui (ex. secret des affaires).

Prudence pratique : lorsque c’est possible, le salarié a intérêt à solliciter officiellement une copie des courriels auprès de l’employeur (droit d’accès) plutôt que de procéder à des transferts, sauf à pouvoir démontrer l’exercice de son droit à la preuve selon les critères ci-dessus.

5) Bonnes pratiques & accompagnement

• Employeurs : mettez à jour votre charte informatique (usage de la messagerie, interdictions/permissions, télétravail), formalisez des procédures de droit d’accès et de conservation des preuves, et renforcez les garde-fous techniques (DLP, alertes).
• Salariés : avant tout transfert, évaluez le risque (RGPD/confidentialité). En cas de litige, privilégiez une demande de copie fondée sur le droit d’accès ou, si nécessaire, constituez une preuve en respectant les critères de légitimité, d’indispensabilité et de proportionnalité.

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